ADVIESVERLENING INTEGRITEIT
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We luisteren naar je bezorgdheden en geven helder advies bij vragen over integriteit. Voelt iets onjuist, twijfel je over wat kan of wens je advies bij een moreel dilemma? Dan kun je bij ons terecht in vertrouwen. We helpen je om situaties te duiden, keuzes af te toetsen aan de waarden van de Provincie en mogelijke vervolgstappen te verkennen. Zo ondersteunen we een open en transparante organisatiecultuur, waarin iedereen zich veilig voelt om het juiste te doen en verantwoordelijkheid op te nemen.

DIENSTVERLENINGSTOETS
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De dienstverleningstoets is een methodiek die de organisatie helpt om de tevredenheid en ervaringen van gebruikers met hun dienstverlening in kaart te brengen. Het doel is om de klantbeleving beter te begrijpen, met het oog op het verhogen van de algemene tevredenheid, het versterken van vertrouwen en het stimuleren van loyaliteit bij interne of externe klanten.

DPO
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Een Functionaris Gegevensbescherming (FvG), ook wel bekend als Data Protection Officer (DPO), is een cruciale rol binnen organisaties die verantwoordelijk is voor het bewaken van de naleving van privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of GDPR. De DPO fungeert als adviseur, contactpersoon en toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.

GEBRUIKERSBEHEER TOEPASSINGEN VLAAMSE
& FEDERALE OVERHEID
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De DPO of FvG beheert de toegang voor provinciale medewerkers voor de toepassingen van de Vlaamse (Mijn Burgerzaken) en Federale overheid (Digiflow/Telemark) en de CEVI Metamanager.

INFORMATIEVEILIGHEID - RAPPORTERING
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De DPO of FvG voert een evaluatie uit m.b.t. het informatieveiligheidsbeleid, deze krijgen een vertaling in beheersmaatregelen waarvoor periodiek gerapporteerd wordt in het jaarplan informatieveiligheid.

JAARREKENING - BELEIDSEVALUATIE
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Kwaliteit begeleidt het proces dat leidt tot het opstellen van de Beleidsevaluatie uit de Jaarrekening. In dit document licht de organisatie toe in welke mate de prioritaire beleidsdoelstellingen en actieplannen uit de strategische nota van het meerjarenplan gerealiseerd werden in het vorige jaar.

MEERJARENPLAN - STRATEGISCHE NOTA
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Kwaliteit begeleidt het proces dat leidt tot het opstellen van de Strategische nota van het Meerjarenplan. Deze nota omvat de beleidsverklaring, het overzicht van alle beleidsdoelstellingen en een beschrijving van de prioritaire actieplannen. De sectie waakt hierbij over verschillende kwaliteitscriteria, zoals draagvlak, coherentie en leesbaarheid.

OMNITRACKER - FUNCTIONEEL BEHEER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Omnitracker is een organisatiebrede software die diverse facilitaire processen binnen het provinciebestuur ondersteunt. Deze software wordt ingezet om aanvragen van producten en diensten uit de service cataloog en storingen of defecten te behandelen alsook (on)roerende goederen (patrimonium, middelen, materiaal, contracten, attesten, ...) te beheren.

OPVOLGINGSRAPPORTERING
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Kwaliteit begeleidt het proces dat leidt tot het opstellen van het Opvolgingsrapport. Dit rapport geeft de raadsleden in september van het lopende jaar een stand van zaken van de uitvoering van de prioritaire actieplannen in het eerste semester van dit jaar.

ORGANISATIEBEHEERSING - KADER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Kwaliteit ondersteunt de provinciegriffier bij het opstellen van het kader van het organisatiebeheersingssysteem. Het kader bestaat uit het model van organisatiebeheersing dat het bestuur hanteert, de periodiciteit waarmee de organisatie haar werking evalueert en de wijze van rapportering over de aanpak van organisatiebeheersing aan de politieke organen. Het kader is onderworpen aan de goedkeuring van de provincieraad.

ORGANISATIEBEHEERSING - RAPPORTERING
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Kwaliteit ondersteunt de provinciegriffier bij het opstellen van het rapport organisatiebeheersing. Dit bevat de situering en aanpak van de organisatiebeheersing, een terugblik op het afgelopen jaar en een huidige stand van zaken en de lopende en toekomstige projecten voor de komende periode.

ORGANISATIEBEHEERSING - SYSTEEM
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie kwaliteit ondersteunt de provinciegriffier bij het opstellen van het organisatiebeheerssysteem. Het organisatiebeheerssysteem bepaalt hoe het bestuur organisatiebeheersing organiseert. Het omvat maatregelen en procedures om risico's te beheersen, de verantwoordelijke personen hiervoor, en hun rapportageverplichtingen. De provinciegriffier stelt het organisatiebeheerssysteem vast na overleg met het managementteam.

ORGANISATIEBEHEERSING - ZELFEVALUATIE
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Kwaliteit begeleidt het proces dat leidt tot het opstellen van een risico-analyse en -aanpak op het vlak van organisatiebeheersing. Organisatiebeheersing, soms ook wel organisatieontwikkeling of kwaliteitszorg genoemd, is essentieel voor de werking van de Provincie West-Vlaanderen. Het omvat alle maatregelen en procedures die nodig zijn om de doelstellingen van de organisatie te bereiken, risico's te beheersen, wetgeving na te leven, effectief en efficiënt te werken en fraude te voorkomen. Iedereen in de organisatie is hier dagelijks, bewust of onbewust, mee bezig.

PORTAAL DASHBOARDS
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Wij bieden gerichte technische ondersteuning voor het beschikbaar hebben van een centraal platform waar dashboards ter beschikking gesteld kunnen worden.

PROCESANALYSE
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De service procesanalyse helpt diensten om hun processen en werking in beeld te brengen én onderbouwd te verbeteren. Via interactieve workshops brengen we samen de stappen, rollen, knelpunten en kansen van een proces in kaart. We doen dit op een toegankelijke en gestructureerde manier, waarbij samenwerking en kennisdeling centraal staan. De uitkomst is een helder procesrapport dat inzicht geeft in de efficiëntie, effectiviteit en samenwerking binnen het proces. Dit rapport vormt een waardevolle basis voor zowel verbetering als (her)ontwerp van processen, met het oog op verhoogde klantgerichtheid, interne alignment en toekomstbestendigheid. Als visuele ondersteuning maken we gebruik van het BPMN 2.0-model in Bizagi, dat het procesverloop op een uniforme en toegankelijke manier visualiseert. Dit model wordt gekoppeld aan een standaard sjabloon voor consistente rapportering. Daarnaast zetten we aanvullende procesmethodieken in om het proces diepgaand te analyseren en te optimaliseren, waaronder KPI's, Customer Value Analyse, SIPOC, Value Stream Mapping, Failure Mode and Effect Analyse (FMEA),... Deze aanpak maakt het mogelijk om processen niet alleen in kaart te brengen, maar ze ook op een gedragen manier te herdenken en toekomstgericht te (her)ontwerpen.

SERVICECATALOOG
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De servicecataloog is een centraal georganiseerde lijst van alle dienstverlening en services die door de provincie aangeboden worden. De cataloog is opgemaakt als een "menukaart" en omvat wat de service inhoudt. Onderhouden + koppeling SSIG

SERVICEDESK
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De organisatie beschikt over een uniek aanspreekpunt voor alle medewerkers in de organisatie die vragen hebben omtrent dienstverlening. De service desk bestaat uit een aantal medewerkers die telefonisch en fysiek in Boeverbos elke werkdag beschikbaar zijn van 8u tot 12u30 en van 13u tot 17u. Ze bieden ook in eerste lijn ondersteuning bij het beantwoorden van vragen.

SERVICEPORTAAL
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De organisatie beschikt over een digitaal platform waar dienstverlening aangeboden wordt en waar interactie tussen de klant en de behandelaars uit de verschillende diensten mogelijk is. Dit portaal is 24/7 beschikbaar. Het portaal wordt ter beschikking gesteld en actueel gehouden.