ADVIESVERLENING - ARCHIEF
Interne service: Ja | Thema: Bestuurlijk archief;#2
Er wordt advies verleend over diverse zaken die met het archiefbeheer te maken hebben.

ARCHIEFOPZOEKINGEN
Interne service: Ja | Thema: Bestuurlijk archief;#2
De sectie Archief bekijkt elke aanvraag tot opzoeking in het archief en informeert de onderzoeker over relevante bronnen. Onderzoekers kunnen de documenten op afspraak inkijken in de leeszaal. Er kunnen kopieën of scans van documenten bezorgd worden tegen betaling. Men kan een aanvraag doen per mail of via Probat.

ARCHIVEREN
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De sectie Archief zorgt ervoor dat documenten op een correcte manier gearchiveerd worden. Ze voorziet in de ophaling van het papieren archief en voor het inventariseren, toegankelijk maken en duurzaam bewaren van zowel het papieren als het digitale archief. Het papieren archief wordt ontsloten via Probat. De sectie Archief is voor het digitale archief aangesloten op het E-depot van de Vlaamse overheid. Ze beheert metadata over de eigen collectie in databanken van andere organisaties, o.a. van Archiefpunt en ODIS. Daarnaast beheert en ontsluit ze het gedigitaliseerd audiovisueel archief via meemoo (Vlaams Instituut voor het archief)

BIBLIOTHEEKWERKING ARCHIEF
Interne service: Ja | Thema: Bestuurlijk archief;#2
De sectie Archief beheert een bibliotheek die dient ter ondersteuning van leeszaalbezoekers en het archiefpersoneel. Onderzoekers kunnen de publicaties inkijken in de leeszaal in het archiefgebouw

BRUIKLEEN ARCHIEF
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
De provinciale diensten kunnen gearchiveerde documenten terug opvragen. De sectie Archief registreert welke documenten in bruikleen gegeven zijn aan de diensten en controleert of ze tijdig terugbezorgd worden.

DIENSTFIETSEN - GEBRUIK ARCHIEF
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Als je op dienstverplaatsing moet, kan je op de locatie van het archief hiervoor een provinciale fiets ontlenen. Je kan het sleutelje voor de fiets dagelijks komen ophalen aan de onthaalbalie tussen 8u30 en 12u en van 13u00 tot 17u00.

GROEPSAANKOOP ARCHIEFVERPAKKINGSMATERIAAL
Interne service: Ja | Thema: Bestuurlijk archief;#2
De sectie Archief organiseert 1x per jaar (steeds in de loop van het 1ste kwartaal) een groepsaankoop archiefverpakkingsmateriaal voor lokale besturen waarin een standaardaanbod van veel gebruikt verpakkingsmateriaal aangeboden wordt. De sectie Archief verzamelt de bestellingen. Het materiaal wordt op 1 centrale plek geleverd waarbij gevraagd wordt om het materiaal binnen een bepaalde tijd op te halen. De facturatie van het aangekocht materiaal verloopt rechtstreeks tussen de leverancier en de stad of gemeente die er een beroep op deed.

ISBN NUMMER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Een ISBN nummer is wettelijk niet verplicht, maar vergemakkelijkt de verkoop en distributie van de publicatie door middel van een gestandaardiseerde identificatie. De sectie Archief staat samen met de aanvrager in voor de nodige formaliteiten.

PROBAT
Interne service: Ja | Thema: Bestuurlijk archief;#2
De sectie Archief maakt gebruik van het archiefbeheersysteem Probat om het provinciaal archief te beheren. Ze stelt dit systeem onder bepaalde voorwaarden gratis ter beschikking van lokale besturen. Die lokale besturen zijn automatisch lid van de Probat-Gebruikersgroep. De sectie organiseert en coördineert deze gebruikersgroep, die alle voorstellen tot aanpassing en verbetering van Probat bespreekt en beoordeelt. De sectie geeft daarna opdracht aan de firma die het systeem heeft ontwikkeld en host om de nodige technische en/of functionele aanpassingen te doen. Je kan via de Probat-website opzoekingen doen in het archief en stukken reserveren ter inzage

SERIEREGISTER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Elke dienst beschikt over een informatiebeheersplan (IBP) dat de beheersregels omvat per serie (categorie van bestuursdocumenten). De sectie Archief begeleidt elke dienst bij de opmaak, actualisatie en implementatie van zo’n IBP, en staat in voor de wettelijk verplichte invoer in het Serieregister.

WETTELIJK DEPOTNUMMER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
Het depotnummer is de code die de provincie als uitgever van publicaties verplicht in het colofon moet opnemen ter identificatie van de publicatie en de uitgever. De sectie Archief onderzoekt of een dergelijk nummer noodzakelijk is voor een publicatie en volgt alle formaliteiten in verband met het wettelijk depot op.