DIENSTFIETSEN - BEHEER
De dienst Facilities stelt op de provinciale locaties waar er nood aan is dienstfietsen ter beschikking. Ze koopt deze aan en onderhoudt ze.

DIGITALE INFORMATIESCHERMEN 
We voorzien en ondersteunen digitale informatieschermen in provinciale gebouwen zodat je informatie, meldingen en bezoekerscommunicatie op een efficiënte en uniforme manier kan verspreiden. We zorgen voor de implementatie, het technisch beheer en de goede werking van de scherminfrastructuur. Zo beschik je over een betrouwbaar kanaal om bezoekers en medewerkers gericht te informeren. 

KANTOORINRICHTING
De dienst Facilities voorziet standaard kantoormeubilair voor de nodige werkplekken in alle provinciale gebouwen (flexwerkplekken, teamzones, stiltewerkplek, phone booth, ...). De inrichting gebeurt door de eigen technische onderhoudsploeg (TOP-ploeg) of met externe leveranciers. Ook storingen die gemeld worden door medewerkers worden opgevolgd. Ook worden aanvragen voor specifiek kantoormateriaal (aangepaste bureaustoel, voetensteun, ...) behandeld in afstemming met de aanvrager op basis waarvan de dienst Facilities dan zorgt voor de aankoop en uitvoering.

KANTOORMATERIAAL 
We sluiten en beheren een centraal raamcontract voor kantoormateriaal, zodat je eenvoudig kan bestellen bij een vaste leverancier. Binnen de toegekende budgettaire enveloppe plaats je zelf de nodige bestellingen, waarna het materiaal rechtstreeks aan jouw dienst wordt geleverd. 

PERSOONLIJKE BESCHERMINGSMIDDELEN (PBM's) 
We zorgen voor de aankoop, het contract- & voorraadbeheer en de budgettaire opvolging van persoonlijke beschermingsmiddelen voor de provinciale diensten. We voorzien onder meer oplossingen voor voet-, oog-, oor-, ademhalings- en handbescherming, zodat je veilig en conform de geldende veiligheidsvoorschriften kan werken. Zo beschik je over kwalitatieve beschermingsmiddelen via centraal beheerde contracten en afspraken. Voor specifieke werkingen (vb. groendienst) kunnen aanvullende taken zoals het passen, bestellen, uitleveren en beheren binnen de eigen dienst georganiseerd worden. 

POST INKOMENDE ZENDINGEN
De dienst Facilities scant alle inkomende briefwisseling via de post in en verdeelt deze stukken naar de betrokken diensten via MSTeams. Pakketten van de post worden beheerd aan de onthaalbalie. Het onthaal verwittigt de betrokken dienst en vraagt om het pakket te komen ophalen aan de onthaalbalie.

POST UITGAANDE ZENDINGEN
De dienst Facilities zorgt voor de dagelijkse correcte en tijdige verzending van brieven, documenten en pakketten via postdiensten ongeacht het aantal. Bij grote oplages van meer dan 100 stuks wordt gevraagd dit vooraf te melden zodat de dienst Facilities voldoende personele capaciteit kan voorzien. De dienst Facilities print ook graag jouw te verzenden documenten uit als deze in pdf op A4 formaat met het adres van de bestemmeling op het document aangeleverd worden.

VERGADERINFRASTRUCTUUR
Voorzien en inrichten van voldoende vergaderruimten in de verschillende provinciale gebouwen die interne medewerkers en externe klanten kunnen reserveren of huren. Voor de inrichting van de ruimtes wordt afgestemd met de locatieverantwoordelijken, wordt het meubilair en audiovisueel materiaal aangekocht en de inrichting uitgevoerd. Ook het reglement met uniforme afspraken over het verhuur van vergaderzalen in de administratieve gebouwen aan externen wordt door de dienst Facilities opgevolgd.

VERVOER MATERIAAL
Elke aanvraag voor het vervoer van materialen (o.a. drukwerk) tussen provinciale locaties wordt behandeld door de dienst Facilities. Ze plannen het vervoer in en voeren de levering uit. Daarnaast voorziet de dienst Facilities - via een wekelijkse koerierronde het vervoer van materiaal vanuit Boeverbos naar alle Brugse provinciale locaties en omgekeerd.

VERVOER PERSONEN
Bepaalde personen (gouverneur, voorzitter provincieraad, gedeputeerden en decretale graden) binnen het provinciebestuur kunnen ook vervoerd worden naar de gewenste locatie door de dienst Facilities. Dienst Facilities behandelt de aanvraag en zorgt voor het vervoer van de betrokken persoon op het gewenste tijdstip en voorziene locatie.

WAGENPARKBEHEER
De dienst Facilities coördineert het strategisch wagenparkbeheer en trekt in die rol de werkgroep wagenparktafel. In dit overleg wordt aankoop/leasing van de diverse types voertuigen (poolwagens, dienstwagens, salariswagens, …) afgestemd. De budgetten voor aankoop zijn verdeeld onder groendienst (landbouwvoertuigen) en facilities (andere). In het strategisch wagenparkbeheer is onder meer ook inschrijving, milieuvignetten, tank- en laadkaarten, uitdienststelling en verkoop opgenomen. Het operationeel wagenparkbeheer betreft het regulier technisch onderhoud en de herstellingen. Hiervoor staat de groendienst in voor de voertuigen verbonden aan hun dienst, Facilities voor de andere.

WERKKLEDIJ 
We zorgen voor de aankoop, het contractbeheer en de budgettaire opvolging van werkkledij voor de provinciale diensten. Zo beschik je over een uniforme en kwaliteitsvolle voorziening van werkkledij via de geldende afspraken en contracten. Voor specifieke werkingen (vb. groendienst) kunnen aanvullende taken zoals passen, bestellen, uitleveren en lokaal beheer binnen de betrokken dienst georganiseerd worden.