BESLUITVORMING DELEGATIES
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor een vlotte en correcte afhandeling van dossiers waarvoor de bevoegdheid is gedelegeerd aan de provinciegriffier of aan specifieke personeelsleden. We bewaken het proces van agendering tot beslissing, volgen de behandelingsprocedures nauwgezet op en zorgen voor de opmaak en registratie van de formele beslissingen. Zo garanderen we dat gedelegeerde bevoegdheden op een efficiënte, juridisch correcte en transparante manier worden uitgeoefend binnen de organisatie.

COBRA - FUNCTIONEEL BEHEER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor een vlotte en veilige werking van het Cobra-platform door gebruikers actief te ondersteunen bij het gebruik van de toepassing. We beheren de toegang door het toekennen, aanpassen en opvolgen van gebruikersrechten en rollen. Daarnaast optimaliseren we de functionele instellingen van de applicatie, zodat elke dienst efficiënt kan werken volgens zijn bevoegdheden en noden. Zo garanderen we dat Cobra betrouwbaar en afgestemd blijft op de organisatieprocessen binnen de Provincie.

DEPUTATIE
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor een vlotte en zorgvuldige ondersteuning van de werking van de deputatie. We stellen de agenda samen op basis van ingediende dossiers, plannen de zittingen en waken over een goed verloop ervan. Na afloop stellen we de notulen en besluitenlijst op, zodat alle beslissingen correct worden geregistreerd en gedeeld met de betrokken diensten. Zo garanderen we een transparant en efficiënt besluitvormingsproces binnen het bestuursorgaan van de provincie.

ERETITELS & -TEKENS
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We onderzoeken wie in aanmerking komt voor een ereteken voor langdurige dienst als provincieraadslid of gedeputeerde. Daarbij controleren we de gegevens, houden rekening met de wettelijke voorwaarden en onderhouden de nodige contacten met de Vlaamse overheid om het proces correct te laten verlopen. We zorgen er ook voor dat provincieraadsleden op gepaste wijze erkend worden voor hun jarenlange inzet en volgen de toekenning van een eretitel op.

eSignFlow - FUNCTIONEEL BEHEER
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor een vlotte en veilige werking van eSignFlow, het platform voor digitale handtekeningen binnen de Provincie. We ondersteunen gebruikers bij het opstarten en opvolgen van ondertekeningsprocessen, en zorgen voor een duidelijke begeleiding bij het opladen, verzenden en digitaal laten ondertekenen van documenten. We beheren gebruikersrechten en rollen, en optimaliseren de functionele instellingen zodat eSignFlow correct is afgestemd op de processen en bevoegdheden van elke dienst. Zo garanderen we een betrouwbare en gebruiksvriendelijke digitale ondertekeningsflow, met respect voor juridische geldigheid en interne procedures.

INZAGE BESTUURSDOCUMENTEN
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen ervoor dat je als provincieraadslid op een transparante manier toegang krijgt tot bestuursdocumenten van de Provincie. Je kunt een aanvraag indienen om documenten te raadplegen, en wij beoordelen die vraag op basis van de geldende wetgeving.

MANDATEN- & VERMOGENSAANGIFTE
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor de correcte en tijdige registratie in de beveiligde databank Regimand van het Rekenhof. Daarbij volgen we de wettelijke verplichtingen op. Zo ondersteunen we een transparante en conforme rapportering van bestuurlijke mandaten binnen de organisatie

POLITIERAAD
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We ondersteunen het administratieve proces bij de beoordeling van de geldigheidsverklaring van de verkiezingen van politieraadsleden. Dit omvat het voorbereiden van de besluitvorming en het opmaken van de dossiers voor de deputatie. We zorgen ervoor dat het proces juridisch correct, transparant en tijdig verloopt, in lijn met de regelgeving.

PRESENTIEGELDEN PROVINCIERAADSLEDEN
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor de correcte verwerking en uitbetaling van de presentiegelden aan provincieraadsleden. Op basis van de officiële aanwezigheidslijsten registreren we de prestaties in het Lima-systeem. We volgen alle bijkomende administratieve stappen op, waaronder de verrekening van fiscale afhoudingen, de opmaak en verzending van fiscale fiches, en het verwerken van eventuele vervoerskosten of ticketvergoedingen. Zo garanderen we een transparante en stipte uitbetaling, conform de wettelijke bepalingen en de afspraken binnen het provinciebestuur.

PROVINCIERAAD
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We ondersteunen de werking van de provincieraad met een professionele en vlotte organisatie van alle bijhorende vergaderingen en processen. We zorgen voor de agendavorming, de planning van commissies, het bureau en de plenaire zittingen van de provincieraad. We versturen uitnodigingen en documenten, coördineren het verloop van de zittingen met draaiboeken, zorgen voor livestreaming en opvolging van schriftelijke en mondelinge vragen. We verwerken de uitspraken en beslissingen, actualiseren de status van dossiers, stellen notulen en besluitenlijsten op en publiceren de besluitenlijst als open data. Zo creëren we een transparante besluitvorming en een degelijk ondersteund democratisch proces. Ten slotte zorgen we voor een vlotte en correcte administratieve ondersteuning van provincieraadsleden die de provincie vertegenwoordigen in externe rechtspersonen. We volgen de besluitvorming op, verzamelen en beheren de nodige informatie (zoals namen van vertegenwoordigers, agendapunten en mandaten), zorgen voor kennisgevingen aan de deputatie en houden de centrale databank up-to-date.

PUBLICATIE DIENSTORDERS
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor een correcte en tijdige verwerking van dienstorders binnen de organisatie. Dienstorders bevatten officiële communicatie en richtlijnen die van toepassing zijn op het personeel van de Provincie. We begeleiden het proces van formele goedkeuring door de provinciegriffier. Na goedkeuring publiceren we het dienstorder op het intranet, zodat alle medewerkers snel en centraal toegang hebben tot de juiste en actuele informatie. Zo garanderen we heldere, betrouwbare en uniform gecommuniceerde richtlijnen voor iedereen.

SUBSIDIES POLITIEKE PARTIJEN & FRACTIES
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We zorgen voor een correcte en transparante administratieve verwerking van de financiële ondersteuning aan erkende politieke fracties en partijen binnen de provincieraad. We registreren en controleren de uitbetalingen, houden rekening met de geldende regelgeving en zorgen voor een tijdige verwerking van bewijsstukken en rapporteringen. Zo ondersteunen we de fracties en de partijen in hun werking en waken we over een correcte besteding van de middelen.

VRIENDENKRING
Interne service: Ja | Thema: Beheer;#1
We bieden ondersteuning bij het financieel beheer van de Vriendenkring voor gewezen provincieraadsleden.