100-JARIGEN & 70 JAAR HUWELIJK
De dienst Facilities organiseert op aanvraag huldigingen van 100-jarigen en echtparen met een huwelijk van 70 jaar. Elke aanvraag wordt behandeld, de contacten voor de uitreiking van het geschenk worden gelegd en de nodige praktische afspraken worden gemaakt.

ADVIESVERLENING - COMMUNICATIE
We bieden strategisch communicatieadvies op maat van jouw project of initiatief. We helpen je om je boodschap helder te vertalen naar concrete acties, afgestemd op doelgroep, kanaal en timing. Daarnaast ondersteunen we redacteurs van website pagina's, intranet pagina's, nieuwsbrieven en sociale media via opleidingen, richtlijnen en begeleiding. Zo zorgen we samen voor herkenbare, toegankelijke en doelgerichte communicatie die past binnen de provinciale huisstijl.

ADVIESVERLENING - PERSONEEL
We geven jou advies op maat bij personeelsvragen, van aanwerving tot uitstroom. Of het nu gaat om statuten, verlofstelsels, evaluatie, loon, vorming, welzijn of begeleiding: we denken mee vanuit regelgeving én praktijk. We ondersteunen leidinggevenden en medewerkers met heldere uitleg, doordachte oplossingen en persoonlijke begeleiding, zodat je altijd weet waar je staat en wat mogelijk is binnen de organisatie.

CAFETARIA PROVINCIAAL HOF
We staan in voor het goede verloop van de horecawerking. Dit omvat het opvolgen van de concessie met het maatwerkbedrijf dat fungeert als bistro-uitbater, het bewaken van de gemaakte afspraken en het actief onderhouden van de samenwerking. Daarnaast zetten we mee onze schouders onder gezamenlijke initiatieven, promotieacties en communicatiemomenten om het horeca-aanbod aantrekkelijk, toegankelijk en afgestemd op de bezoekerservaring te houden. Zo dragen we bij aan een gastvrije, kwaliteitsvolle beleving voor elke bezoeker.

CATERING
De dienst Facilities voorziet op aanvraag catering bij interne vergaderingen en events. Indien vergaderzalen door externen gehuurd worden, wordt ook aan hen deze service aangeboden.

DRUKWERK
Onze drukwerkservice zorgt ervoor dat jouw communicatiemateriaal niet alleen gezien, maar ook onthouden wordt. We bieden kwalitatief hoogstaand drukwerk aan voor grotere oplages en formaten groter dan A3. Of het nu gaat om brochures, boekjes of folders: wij staan in voor het ontwerp en de volledige afwerking (geplooid, ingebonden, gelijmd, geperforeerd, ...). Al je drukwerk wordt met zorg verpakt volgens de richtlijnen van de klant of een verzenddienst. Met oog voor detail en kwaliteit tillen we jouw drukwerk naar een hoger niveau. Want sterke inhoud verdient een verzorgde vorm.

GIDSENWERKING PROVINCIAAL HOF
We zorgen ervoor dat elke rondleiding in het Provinciaal Hof wordt begeleid door een geschikte, goed voorbereide gids met oog voor erfgoed en beleving. De gids wordt door ons opgeleid. Op basis van het type bezoek selecteren en boeken we de meest passende gids, houden we de planning up-to-date en verzorgen we de volledige administratieve opvolging. We onderhouden nauw contact met het gidsenteam: we informeren hen, stemmen verwachtingen af en organiseren vormingen die inspelen op het historisch en inhoudelijk karakter van het gebouw. Door geregeld zelf mee te lopen met rondleidingen blijven we voeling houden met de kwaliteit van de publiekswerking. Zo garanderen we een boeiende en correct uitgevoerde erfgoedrondleiding, afgestemd op het profiel en de interesse van elke bezoeker.

MICE PROVINCIAAL HOF
We hosten congressen, studiedagen en evenementen in het Provinciaal Hof en zetten dit unieke gebouw actief in als locatie voor beleidsgerichte en externe ontmoetingen. We ondersteunen bij de promotie, verzorgen het praktische verloop en nemen de administratieve opvolging voor onze rekening. Zo creëren we een inspirerende en professioneel georganiseerde setting voor elk event.

ONTWERP
Sterk visueel ontwerp dat je boodschap kracht bijzet. Van eerste idee tot afgewerkt beeld; onze ontwerpservice brengt jouw boodschap tot leven met visuele impact. We creëren heldere en aantrekkelijke ontwerpen voor affiches, flyers, brochures, educatieve modules, (digitale) banners en meer. Of je nu nood hebt aan een vectorieel campagnebeeld, een interactief digitaal magazine of een krachtige animatie met bewegende beelden: wij zorgen voor een professionele en doordachte vormgeving die aansluit bij je doelgroep en kanaal. Ook innovatieve tools zoals AI-gegenereerde beelden of een 3D-mock up van jouw ontwerp zetten we in om je verhaal op een vernieuwende manier te ondersteunen. Daarnaast ontwikkelen we sjablonen die intern verder gebruikt kunnen worden – praktisch én stijlvol.

PREUS
Toegankelijke en inspirerende communicatie tot bij elke West-Vlaming. Deze service staat in voor de realisatie van het huis-aan-huismagazine PREUS. Aan de hand van verhalen, nieuwsitems en een agendarubriek toont de provincie haar beleid, mensen en projecten op een warme, verbindende manier. twee keer per jaar bereikt een nummer meer dan 670.000 brievenbussen

PUBLIEKSWERKING PROVINCIAAL HOF
Het Provinciaal Hof is als neogotische pand uit de 19e eeuw een prachtige erfgoedlocatie dat je als open huis kan bezoeken, waar je in het huis van de West-Vlaming de ziel van onze provincie kan ontdekken. Dit kan via de gidsenwerking, aan de hand van een audio-guide, tijdens een van de eigen provinciale events of als deelnemer aan één van de MICE-activiteiten.

REGIOMARKETING
Via campagnes voeden we de trots van onze inwoners om west-Vlaming te zijn en vergroten indirect het draagvlak voor de activiteiten van het provinciebestuur. Daarnaast organiseren we evenementenprogramma's die de belangrijkste verwezenlijkingen van het provinciale beleid in de kijker plaatsen. We participeren aan de organisatie van 'West-Vlaams ambassadeur' en de 'Krak van West-Vlaanderen'.

REGIONALE UITZENDINGEN
We maken en coördineren drie vaste uitzendingen die het provinciaal beleid, het werk van de raadsleden én het vrijetijdsaanbod op een toegankelijke manier in beeld brengen op de regionale zenders FOCUS/WTV en via podcast, YouTube, ... . Met "Het Provinciaal Domein" verkennen we in een 10-tal minuutjes wekelijks een provinciaal thema aan de hand van interviews met gedeputeerden en verhalen van betrokkenen. Elke aflevering sluit af met een uit-tip op locatie. "Boeverbos" brengt verslag uit van de provincieraadszitting, met interviews en duiding van beslissingen. Ik Zomer West-Vlaams zet tijdens de zomermaanden leuke en verrassende uitjes in de kijker via korte video’s, eveneens verspreid via social media en de campagnewebsite. Met deze reeks programma’s informeren we burgers op een laagdrempelige manier over het beleid én het aanbod van de Provincie, via televisie en andere kanalen.

RONDLEIDING BOEVERBOS
De dienst Facilities volgt de aanvragen voor een rondleiding in Boeverbos op, plant die in en verzorgt de rondleiding. Tijdens deze rondleiding kunen mensen kennismaken met het provinciaal bestuursniveau , de werking van de provincie en het provinciehuis Boeverbos.

RONDLEIDING PROVINCIAAL HOF
We organiseren rondleidingen in het Provinciaal Hof en maken bezoekers wegwijs in de geschiedenis, architectuur en werking van dit bijzondere gebouw. We volgen aanvragen op, plannen bezoeken in en gidsen verzorgen de rondleidingen. Daarnaast bieden we ook de mogelijkheid tot een autonome rondleiding met behulp van audiogidsen. We staan in voor de ontwikkeling van de audiogids, het inhoudelijk beheer en het gebruiksklaar houden van de toestellen. Zo maken we het Provinciaal Hof toegankelijk en boeiend voor elke bezoeker.

SOCIALE MEDIA
We beheren de centrale en ondersteunen de thematische sociale mediakanalen van de Provincie. We helpen je bij het plannen van content, het uitwerken van posts, het opvolgen van reacties en het rapporteren van resultaten. Zo zorgen we samen voor een sterk, herkenbaar en doelgericht verhaal op sociale media. Deze service omvat advies, begeleiding, contentplanning, statistiekenanalyse, advertentiebeheer en beveiliging van de accounts.

TEWERKSTELLINGSKANSEN
Via de service Tewerkstellingskansen zetten we actief in op het aanbieden van werkervaring, begeleiding en inclusieve tewerkstelling. We creëren mogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, stagiairs, jongeren of anderen die op zoek zijn naar een eerste of hernieuwde werkervaring. We coördineren uiteenlopende vormen van tewerkstelling, zoals stages, werkgestraften, artikel 60-trajecten en partnerschappen met maatwerkbedrijven. Daarbij zorgen we voor de juiste match tussen de noden van onze diensten en de mogelijkheden van de kandidaat. We bieden begeleiding op maat, opvolging tijdens het traject én zorgen voor een correcte administratie en afstemming met externe partners. Zo bouwen we mee aan een open, solidaire en maatschappelijk betrokken organisatie — waar kansen geven even belangrijk is als samenwerken aan resultaat.

UITBATING SANITAIR PROVINCIAAL HOF
We zorgen voor de nette en verzorgde uitbating van het publiek sanitair in het Provinciaal Hof en innen het toegangsgeld. Zo garanderen we bezoekers een hygiënisch toiletbezoek. We voorzien in een gratis speciale, extra ruime en uitgeruste sanitaire ruimte voor mensen met een ernstige fysieke beperking, die een standaard toegankelijk toilet niet kunnen gebruiken.

UITBATING SHOP PROVINCIAAL HOF
We staan in voor de volledige organisatie en dagelijkse werking van de shop, met aandacht voor zowel inhoudelijke kwaliteit als klantbeleving. Dat begint bij een doordachte marktverkenning en het zorgvuldig samenstellen van een relevant en aantrekkelijk aanbod waaronder ook specifieke merchandising. We zorgen voor de inrichting van de winkel en het beheer van de voorraad. Het assortiment is afgestemd op onze missie en visie, zo zijn we het uithangbord voor de producten van 100% West-Vlaams en het fysieke verkooppunt voor Westtoer in Brugge, en dragen we bij tot een inspirerende bezoekerservaring. Zo wordt de shop een verlengstuk van onze publiekswerking én een meerwaarde voor onze bezoekers

UITLEENDIENST MATERIAAL
De dienst Facilities faciliteert het uitlenen van diverse materialen (audiovisueel-, tentoonstellings-, educatief -, promotiemateriaal zoals logovlaggen, ....). Ze behandelt alle materiaalreservaties, zet het materiaal klaar voor de klant in de hoofdpost Brugge of uitleenposten Kortrijk en Ieper, controleert het teruggebracht materiaal, onderhoudt en herstelt of koopt nieuw uitleenmateriaal aan.

VERHUUR VERGADERACCOMMODATIE & WERKPLEKKEN STREEKHUIZEN
In de streekhuizen Noord-West-Vlaanderen (Tillegem), Westhoek (Esenkasteel) en Zuid-West-Vlaanderen (Kortrijk) verhuurt de provincie werkplekken en vergaderaccomodatie aan partners en organisaties.

VERHUUR VERGADERACCOMMODATIE PROVINCIEHUIS BOEVERBOS
Voor het verhuur aan externen wordt de aanvraag behandeld en beoordeeld, de dossieropmaak voor vrijstelling van betaling verzorgd, gecommuniceerd met de huurders en ook de nodige contacten gelegd met andere betrokken teams binnen Facilities (zoals voor de catering, het vervoer van materiaal, klaar zetten van schermen).

VERHUUR VERGADERACCOMMODATIE WERELDHUIS
Voor het verhuur aan externen wordt de aanvraag behandeld en beoordeeld, de dossieropmaak voor vrijstelling van betaling verzorgd, gecommuniceerd met de huurders en ook de nodige praktische maatregelen voor een vlotte verhuur genomen.

VERHUUR VERGADERACCOMMODATIE ZWIN NATUUR PARK
We behandelen en beoordelen aanvragen voor het huren van vergaderaccommodatie in het Zwin Natuur Park op basis van het goedgekeurde tarievenreglement. We communiceren met huurders over voorwaarden, tarieven en praktische afspraken. We zorgen voor de noodzakelijke technische en logistieke ondersteuning zoals het gebruiksklaar maken van de vergaderzaal en het aduiovisueel materiaal ((vb. schermen).

WEBSITE
We beheren en actualiseren in samenwerking met de webredacteurs de provinciale website www.west-vlaanderen.be, zodat burgers en organisaties snel en correct informatie vinden over de dienstverlening van het provinciebestuur West-Vlaanderen.

WERVING & SELECTIE
Een sterke organisatie begint met sterke mensen. Wij begeleiden je stap voor stap in het opstarten en uitvoeren van een wervingsprocedure: van het uitschrijven van de functiebeschrijving tot de publicatie van de vacature en de samenwerking met assessmentbureaus. We adviseren over elke stap van de procedure en zorgen voor een vlotte, correcte opvolging. Daarnaast beheren we de actieve werfreserves, behandelen we spontane sollicitaties en ondersteunen we bij vragen rond stages, jobstudenten en instroom. Dankzij onze gerichte aanpak vinden we samen de juiste match. Onze service is betrouwbaar, betrokken en gericht op duurzame aanwerving.