ADVIESVERLENING - ARCHIEF

Er wordt advies verleend over diverse zaken die met het archiefbeheer te maken hebben.

ARCHIEFOPZOEKINGEN

De sectie Archief bekijkt elke aanvraag tot opzoeking in het archief en informeert de onderzoeker over relevante bronnen. Onderzoekers kunnen de documenten op afspraak inkijken in de leeszaal. Er kunnen kopieën of scans van documenten bezorgd worden tegen betaling. Men kan een aanvraag doen per mail of via Probat.

BIBLIOTHEEKWERKING ARCHIEF

De sectie Archief beheert een bibliotheek die dient ter ondersteuning van leeszaalbezoekers en het archiefpersoneel. Onderzoekers kunnen de publicaties inkijken in de leeszaal in het archiefgebouw

GROEPSAANKOOP ARCHIEFVERPAKKINGSMATERIAAL

De sectie Archief organiseert 1x per jaar (steeds in de loop van het 1ste kwartaal) een groepsaankoop archiefverpakkingsmateriaal voor lokale besturen waarin een standaardaanbod van veel gebruikt verpakkingsmateriaal aangeboden wordt. De sectie Archief verzamelt de bestellingen. Het materiaal wordt op 1 centrale plek geleverd waarbij gevraagd wordt om het materiaal binnen een bepaalde tijd op te halen. De facturatie van het aangekocht materiaal verloopt rechtstreeks tussen de leverancier en de stad of gemeente die er een beroep op deed.

PROBAT

De sectie Archief maakt gebruik van het archiefbeheersysteem Probat om het provinciaal archief te beheren. Ze stelt dit systeem onder bepaalde voorwaarden gratis ter beschikking van lokale besturen. Die lokale besturen zijn automatisch lid van de Probat-Gebruikersgroep. De sectie organiseert en coördineert deze gebruikersgroep, die alle voorstellen tot aanpassing en verbetering van Probat bespreekt en beoordeelt. De sectie geeft daarna opdracht aan de firma die het systeem heeft ontwikkeld en host om de nodige technische en/of functionele aanpassingen te doen. Je kan via de Probat-website opzoekingen doen in het archief en stukken reserveren ter inzage

PUBLIEKSWERKING ARCHIEF

De sectie Archief organiseert diverse publieks- en educatieve evenementen om het Provinciaal Archief kenbaar te maken bij het grote publiek.

RONDLEIDING ARCHIEFGEBOUW

De sectie Archief volgt de aanvragen voor rondleidingen in het archiefgebouw op, plant die in en verzorgt de rondleiding. Tijdens deze rondleiding maken mensen kennis met de collectie en het beheer van het provinciaal archief.

SUBSIDIES DIGITAAL INFORMATIEBEHEERDER

De provincie biedt financiële ondersteuning aan lokale besturen die samen een digitaal informatiebeheerder aanwerven en die aan een aantal voorwaarden voldoen. De sectie Archief zorgt voor de besluitvorming omtrent elke aanvraag die binnen dit reglement voorgelegd wordt. De beoordeling gebeurt door de provinciale archiefcommissie. De sectie Archief staat in voor de organisatie van de provinciale archiefcommissie

VRIJWILLIGERSWERKING ARCHIEF

Vrijwilligers helpen het archiefpersoneel bij de archivering van documenten. Zij worden ingezet bij de voorbereidende werkzaamheden. Dit vergt coördinatie van de vrijwilligerswerking, begeleiding van vrijwilligers, enz.